仕事とスキル

超効率化を実現!時間管理テクニック3選

 

誰にとっても、一日は 24 時間です。

もし全員が決まった時間だけ働くのであれば、仕事の目標とプライベートの目標を達成するために充分な時間を持っている人と、毎日増え続ける終わりの見えないタスクに追われ、疲弊している人がいるのは何故なのでしょうか。

gin
私はかつて、うっかり月70時間残業をしていました。会社の上限時間を超えた場合は自分のPCを持ち込んで作業をしていました。土日もアイディアを考えていたので、もしかしたら80時間を超えていたかもしれません。過労死ラインにあたるので、決して健全ではありませんでした。

ではどうすれば時間管理が上手くできるのでしょうか。

時間管理テクニック

時間を効率的に管理し、生産性を向上し、仕事や生活に意欲的に時間とエネルギーを投下できる方法はあるのでしょうか。言い回しは壮大ですが、日常的な習慣をかえることで、効率を上げ、生産性を上げることは可能です。

時間をブロックする

何かの作業をする際に、「電話が鳴る」「Slackの通知が鳴る」「ちょっといい?と話しかけられる」など中断されると、効率は高まりません。また、マルチタスクやタスクスイッチングは効率化どころか生産性を40%下げ、脳にダメージを与えるといった研究も報告されています。

ではどうすれば良いのか、この時間はAタスクを行うと関係者に宣言し、スケジューラーを記入をし、他の作業はしないと決めて作業を遂行するのです。

簡単です。いつもより早く作業が早く終わります。お勧めですので、明日から試してみてください。

返信は5分以内にする

毎日のメールに関しても、時間管理術のコツがあります。それは受信した依頼メールは一時返信を瞬間で行うことです。いわゆる即レスです。

「確認いたいます。取り急ぎメール受領の御礼まで」「本件は調査に5営業日かかります。お時間をください」などとりあえずの返信はすぐするこにより、相手のストレスを軽減させ、納期交渉もしやすくなります。返信しないまま塩漬けにすると、期待値があがります。期待値が上がると必要以上にクオリティの高いものを求められます。また返答が遅いことによりクレームになった場合は、倍の時間を使うことになります。

限られた時間でタスクをこなすためには、まず即レスすることをお勧めします。

ステークホルダーのスケジュールを即おさえる

あなた自身に企画のアイディアがある。そしてGOさせるためには、上司含め関係者の合意が必要である。そんな場面の際は、初期のブレストや要件定義の場面からステークホルダーを集め集中検討することが効果的です。

いきなり関係者集めるのはおっくうだ。勝手にスケジューラーをくくっても大丈夫か。ある程度自分で進めた方が良いのでは…?と迷うかもしれませんが、初めから関係者を巻き込んだ方が良い結果になります。

自分で考えたアイディアは視点の抜け漏れがあり、チープです。複眼的に検討し、初期段階からフィードバックを貰いながら企画を積み上げるほうが精度は高いです。絶対にその方が手戻りがなく、結果的に早くGOできるのです。

残業は何を生むのか

上記3つの方法は私が残業で苦しんだときに「これではだめだ」と思い、編み出した方法となります。明日から使えるものばかりです。

では、残業は何を生むのでしょうか?結論、マイナス面しかないと思います。

残業を月70時間するとどうなるかというと①会社への忠誠心(ロイヤリティ)が高まる。②幸福感が高くなる。そんな感じです。

脳内物質が分泌されて、高揚する。全能感に溢れますが……翌週は物凄い倦怠感や疲労感に襲われ、思考は靄がかかったようでした

振り返ってみると、出てきたアウトプットや成果物を見ると質は悪かったです。仕事も早いと思い込んでいましたが、良く寝てすっきりした状態の方が30%早く終われたかもしれないと思います。

極めつけは、心身ともに不健康になるということです。思考がクリアにならない。体があちこち痛い。微熱が続く。いつもイライラしている。攻撃的な言動が多くなる。結果、まわりに誰もいなくなりました。

自身を振り返って

仕事内容が昔と変わったというのが大きいですが、今は残業はしていません。自分でコントロールできる環境をつくりました。

そうすることで、睡眠が改善されました。仕事自体は、以前の倍のスピードで高い価値を生み出せています。残業しない方が結果的によかったのです。

ついでに喫煙などの悪い習慣も改めました。健康の方が絶対に良いです。

業務内容や仕事環境によって、時間をコントロールするのが難しい場面もあるかもしれませんが、今回お話をした3種類の時間管理テクニックを活用しながら、効率化を図ってみてください。

 

次回は、「朝型」に関してお話します。

それでまた会いましょう。

 

 

gin&Co.

西のライター。広告と教育研修に携わり今に至る。自身の経験から「キャリアと転機」「仕事とスキル」「くらしと生活」のテーマが得意。過去にフィールドセールスとして年間3万件の飛び込み営業をした経験がある。そのサバイバル経験から仕事とはどうあるべきか…身近で本質的なスキルを発信する。酔うと他人におごる癖があり、翌朝はドキドキが止まらない。

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